Uit Excel en mail naar een systeem dat klopt.
Studio Zakai bouwt en beheert maatwerksoftware voor kleine bedrijven: prijslijsten, offertes, facturen, deadlines en rapportages. Ik bouw het zelf, met AI als gereedschap, en test het op jullie echte voorbeelden. Daarna blijf ik het beheren. Eerste werkende versie binnen drie weken.
Vrijblijvend. Je neemt één proces mee dat je tijd kost, ik laat zien hoe het eruit komt te zien.
- Prijslijst leverancier 2027 ingelezenKlaar212 artikelen
- Offerte Jansen BV, 3 locatiesTer controleUit het eigen sjabloon
- Inkoopfactuur gekoppeld aan project 418GematchtMoneybird
- Verzekering verloopt over 14 dagenOpenTaak aangemaakt
- Weekrapport directieKlaarVerstuurd ma 07:00
- Excel
- Outlook
- Moneybird
- Microsoft 365
- SharePoint
- Google Drive
- Notion
- ClickUp
- Slack
- alles met een API
Je bedrijf draait op spreadsheets, mailtjes en het geheugen van twee mensen.
Dat werkt, tot het niet meer werkt. Een prijslijst wordt verkeerd overgetypt. Een offerte gaat de deur uit met prijzen van vorig jaar. Een contract verloopt zonder dat iemand het zag. Standaardsoftware past niet op hoe jullie werken, en een IT-afdeling heb je niet.
Ik bouw wat er precies past: een eigen app of workflow rond de manier waarop jullie al werken. Geen nieuw platform waar het hele team op moet overstappen.
Van hoe jullie nu werken naar een systeem dat het overneemt.
Meekijken
Ik kijk mee met hoe het nu gaat en kies met jou één proces dat de meeste tijd kost. We spreken af wat “goed” is, met echte voorbeelden van jullie.
Bouwen en testen
Ik bouw de eerste werkende versie en draai hem naast jullie huidige manier. Jullie leggen de uitkomst naast de echte cijfers.
Beheren
Na de start blijf ik erbij: fouten oplossen, uitbreiden en in de gaten houden dat het blijft werken.
Eerst één proces. Pas als dat werkt, de volgende.
Gebouwd rond echt werk.
Drie systemen die nu draaien, bij drie bedrijven in twee landen. Beweeg over een scherm om het van dichtbij te zien.
- ondernemers op het platform van De Zaak
- 144.000
- documenten gelezen voor een energiebedrijf
- 9.844
- tarieven van 790 leveranciers in één database
- 3.930
- weken tot de eerste werkende versie
- 3
Marketingplatform voor 144.000 ondernemers
Lead-routing, campagnes, rapportages en de publicatie van de website op één eigen systeem met zes koppelingen.
9.844 documenten gelezen, 262 voorwaarden bewaakt
Een pijplijn leest contracten, rapporten en mails. Een tracker volgt de voorwaarden, een register de 7.000 klantcontracten.
| Voorwaarde | Deadline | Bron | Status |
|---|---|---|---|
| Kwartaalrapport lender Art. 21.3 | 30 apr | FA, p. 64 | Open |
| DSCR ≥ 1,20 Art. 23.1(a) | Elk kwartaal | Side letter 2 | Voldaan |
| Verzekeringscertificaat Schedule 6 | 15 mei | FA, p. 112 | Keuren |
| Milieurapport jaar 2 Art. 25.4 | 30 jun | E&S plan | Gepland |
790 leveranciers, 3.930 tarieven, één database
Prijslijsten van 790 leveranciers worden één database met 3.930 tarieven; offertes en betaalmomenten in één app.
| Leverancier | Artikel | 2026 | 2027 | Bron |
|---|---|---|---|---|
| Lake Naivasha Lodge Classic, 2 pers., p.p.p.n. | LNL-2p | 145,00 | 152,00 | |
| Amboseli Tented Camp Full board, 2 pers. | AMB-2p | 210,00 | 210,00 | |
| Transfer JKIA Per rit | TR-01 | 35,00 | 40,00 | xlsx |
| Diani Beach Resort Garden room, 2 pers. | DBR-2p | 160,00 | 168,00 |
Zes dingen die ik het vaakst bouw.
Prijslijsten en tarieven
Pdf's en Excels van leveranciers worden één database. Nooit meer overtypen.
Offertes en documenten
Een offerte, contract of bevestiging in minuten, uit jullie eigen sjabloon.
Facturen en betalingen
Inkoopfacturen gekoppeld aan projecten of orders, betaalmomenten bewaakt, koppeling met de boekhouding.
Deadlines en contracten
Vervaldata van contracten, vergunningen en verzekeringen in beeld, met een taak op tijd bij de juiste persoon.
Rapportages
Weekoverzicht of maandrapport komt vanzelf, uit de echte cijfers.
Koppelingen
Outlook, Google Workspace, ClickUp, Notion, boekhouding, Metabase. Ik praat met wat er al is.
Het systeem verstuurt of verwijdert nooit iets zonder dat iemand het goedkeurt. Jij blijft de baas.
Wat het kost.
Elke module start met een eenmalige opstart: ik richt hem in en test hem op jullie eigen voorbeelden. Daarna betaal je een vaste licentie per maand, maandelijks opzegbaar.
- Vaste prijs, geen uurtje-factuurtje
- Getest op jullie eigen voorbeelden
- Het systeem signaleert, jij beslist
- Maandelijks opzegbaar
Zakelijke prijzen, excl. btw. Op elke opdracht zijn mijn algemene voorwaarden.
Deadline-radar
Contracten, vergunningen en verzekeringen: op tijd een seintje bij de juiste persoon.
- Opstart
- EUR 1.500
- Per maand
- EUR 350
Inbox-wachter
Elke ochtend een lijst met mails die te lang op antwoord wachten.
- Opstart
- EUR 1.500
- Per maand
- EUR 350
Cashflowprognose
Uit Moneybird, met een waarschuwing vóór een dip.
- Opstart
- EUR 1.000
- Per maand
- EUR 250
Bundel
Alle drie, plus een ochtendbrief met wat er vandaag speelt.
- Opstart
- EUR 3.500
- Per maand
- EUR 950
Maatwerk
Eén eigen proces, zoals prijslijsten of offertes. Werkend in drie weken.
- Opstart
- vanaf EUR 3.500
- Per maand
- vanaf EUR 500
Geen bureau. Eén bouwer.
Ik ben Justus Fokker. Oud-advocaat en directeur van De Zaak, een platform voor 144.000 ondernemers, waar ik de systemen achter marketing, sales en redactie zelf bouwde. Met Studio Zakai bouw ik hetzelfde voor kleine bedrijven in Nederland en Oost-Afrika. Ik werk vanuit Amsterdam en Nairobi.
- Jullie werkwijze is het uitgangspunt, niet de software.
- Niets gaat live zonder test op echte voorbeelden.
- Het systeem stelt voor, jij keurt goed.
Vragen
Wat kost het?
Een module kost eenmalig EUR 1.000 tot 1.500 opstart en daarna EUR 250 tot 350 per maand. De bundel van drie kost EUR 3.500 opstart en EUR 950 per maand. Maatwerk begint bij EUR 3.500, met beheer vanaf EUR 500 per maand. Alles is maandelijks opzegbaar.
Hoe lang duurt het?
Week 1 kijk ik mee en kiezen we één proces. In week 2 en 3 bouw en test ik de eerste werkende versie naast jullie huidige manier.
Moet mijn team op nieuwe software over?
Nee. Ik bouw rond de manier waarop jullie al werken, met Excel, Outlook, WhatsApp of wat jullie nu gebruiken. Geen nieuw platform waar het hele team op moet overstappen.
Van wie zijn de code en de data?
De data is altijd van jullie, ook als je stopt. Bij maatwerk is ook de code van jullie. Modules gebruik je onder licentie: stop je, dan krijg je al je data mee.
Wat als je ziek bent of niet bereikbaar?
Alles wat ik bouw staat in jullie eigen omgeving, met documentatie en de code. Een andere ontwikkelaar kan het overnemen. Bij storingen reageer ik dezelfde werkdag.
Neem één proces mee dat je tijd kost.
Kies hieronder een tijd die je past. Een half uur, vrijblijvend. Je krijgt meteen een bevestiging in je agenda.
Open de agenda in een nieuw venster
Liever mailen? justus@zakai.nl